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正九策划会务论坛

时间:2015-10-16 17:22 来源:

筹备会务、论坛工作是一项复杂的工作，在筹备组织的过程中，稍不注意就会出现难以弥补的错误，造成不良影响。要想做好会议服务，我们睿阳活动策划机构根据多年的会务、论坛筹备组织工作经验，总结出应注意的以下几项工作:

会前准备工作

组织会务班子，明确工作职责。大型会议还要制订详细的会务工作方案。
发出会议通知并发出请柬。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。
印制会议手册，编排好会议日程以及议程，制定注意事项。
大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。
大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。
会场布置。会场布置要充分体现会议气氛：
1）签到处，根据会议需求策划合适的签到方式。
2）宣传展示区设计，根据会议需要以及会议举办地情况设计具有展示会议主办方企业宣传功能的展示区域。
3）会场包装设计，根据会议主题延展将会议举办场所环境风格包装成与会议主题风格一致，例如：悬挂会标、徽记、旗帜等。
4）舞美设计，举办会议少不了投影仪或LED视频投放设备，根据会议议程特点设计最适合的舞台舞美。
5）设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，摆放席签、话筒，并保证音响效果。确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明确。
6）保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。
7）摆放适量花卉。
后勤服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。
做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。
进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。
为与会人员预订到会车票、机票、住宿等。

会间组织与服务工作

会务筹办工作人员提前1小时完成现场包装搭建以及设备调试工作，反复检查会场准备情况。
安排礼仪接待人员做好签到及材料、礼品分发工作。
落实主席台领导、发言人是否到齐。
按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。
与主持核对稿件内容，特别注意核对主持稿中关于单位名称、嘉宾姓名、工作职称重要信息。
维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。
做好会议全程拍摄记录，组织照相。
为与会人员预定返程车票、机票等。

会议善后工作

会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。
组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。
做好会议文件的清退、收集、归档工作。
做好会议报道工作。
做好会后总结报告工作。

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